13.4.2018

Raakkuu kuin varis – honottaa kuin hanhi

Julkisessa viestinnässä on ilahduttavasti lisääntynyt eri näkemysten esille tuominen niin haastatteluissa kuin keskusteluissa. Moni saattaa tarkkaan miettiä, millaisin sanankääntein asiansa esittää. Miksi kuitenkin niin asiantuntijat kuin harrastelijatkin käyttävät samalla ääntään kovin kummallisella tavalla?



Äänenkäyttöön on pesiytynyt epämiellyttävä narina. Yllättävän usein kuulee myös honotusta. Kevyen musiikin laulajat kilpailevat äänensä erikoisuudella: on muka tärkeää ”löytää oma saundi”. Saundin kustannuksella ollaan jopa valmiit luopumaan koko iän kestävästä kauniisti soivasta äänestä.

Hyvän äänen kriteerejä on vaikea määrittää. Ääneen vaikuttavat mm. yksilölliset mieltymykset, kulttuuritausta, aikakauden ääni-ihanteet, koulutus sekä oma äänenkäytön harjaantuneisuus. Aina hyvä ääni on kuitenkin luonteva ja tasapainoinen. Parhaimmillaan se hivelee kuulijan korvaa. Hyvä ääni palvelee käyttäjänsä tarpeita eri tilanteissa rasittamatta äänielimistöä.


Joillekin hyvä ääni on synnyinlahja, jotkut saavat tehdä työtä hyvän äänen löytämiseksi. Onneksi kuitenkin ääntään voi kehittää. Oman äänen piirteiden tunnistaminen on tärkeä lähtökohta. Tunnistamisessa voivat auttaa äänitys ja ääniasioihin perehtynyt asiantuntija. Ainakin jokainen voi välttää epämiellyttäviä äänenkäytön maneereja, jotka pahimmillaan syövät sanoman uskottavuutta.

Maanantaina 16.4. vietetään Maailman äänipäivää (World Voice Day). Äänipäivän kynnyksellä on hyvä muistaa äänen merkitys. Ääni on vuorovaikutuksen tärkein väline. Nykyisin sen merkitys korostuu verkon tarjotessa erilaisia esittämisen mahdollisuuksia niin ammattilaisille kuin harrastelijoille. Se on oleellinen osa persoonaamme ja siitä muodostuvaa mielikuvaa. Miksi siis raakkuisimme naristen, kun voimme helliä kuulijamme korvia luontevalla ja soivalla äänellä? 

Suomen Puheopisto julkistaa Vuoden äänen 2018 maanantaina 16.4. ja julkaisee myös kriteerit ja perustelut valinnalle.

MARSA BÄCK                                                                                               marsa.baeck@puheopisto.fi

29.3.2018

Kuka sinua kouluttaa?

Kouluttajamme ovat tärkeä osa Suomen Puheopistoa, siksi olemme päättäneet kertoa heistä enemmän. Ensimmäisenä esittelemme puheterapeutti Kirsi Lipastin. Hän on myös filosofian maisteri sekä Sosiaali- ja terveysministeriön (STM) hyväksymä terveydenhuollon asiantuntija. Hänellä on kokemusta äänenkäytön kouluttamisesta vuodesta 1995 lähtien.

Äänenkäytön asiantuntija Kirsi Lipasti
Kirsi kiinnostui ihmisäänestä ja äänen käyttötavoista, koska ääni on merkityksellinen osa vuorovaikutusta ja viestintää. Ääni kuvastaa ihmisen ainutlaatuisuutta, sillä kenelläkään toisella ei ole samanlaista. Tämä persoonallinen ilmaisukanava onkin Kirsin loputtoman kiinnostuksen kohde. Hänen mielestään työ äänikouluttajana on innostavaa, koska harjoituksien avulla voidaan vahvistaa äänen kestävyyttä ja ilmaisuvoimaa.

Kouluttaessa Kirsi keskustelee mielellään osallistujien kanssa ja elävöittää jakamaansa tietoa havainnollistavilla esimerkeillä. Hän pyrkii tekemään valmennuksesta mahdollisimman henkilökohtaisen kokemuksen ryhmän kokoon katsomatta. Jotta koulutuksesta ei tulisi liian raskas, Kirsi vuorottelee harjoituksia ja tietoiskuja. Hänen tavoitteenaan on paitsi lisätä osallistujien tietämystä ja keinoja äänenkäytön hallinnasta, myös tarjota miellyttävä ja virkistävä valmennuskokemus.

Kirsin mielestä kouluttamisessa on tärkeää herättää mielenkiintoa ja tehdä sisällöstä mahdollisimman hyödyllistä ajatellen osallistujan ääntä. Koulutustilanteessa oleellista on myös rento ja myönteinen tunnelma.

Kirsin motto on: “Ääni kertoo enemmän kuin tuhat sanaa.”


ELLA KAJASTE

15.3.2018

Puhumisen iloa ja tunneälyä




Puhuminen vaikuttamiskeinona on meidän ihmisten yksinoikeus. Puheella liikutellaan kokonaisia kansakuntia. Puhe on myös oivallusten innoittamista. Tyhjän puhuminen ja poliittinen jargon eivät tarjoa oivalluksia vaan itsestään selvyyksiä.
Viime vuosina on puhuttu paljon hissipuheista ja pitchauksesta. Näissä kysymyksessä on usein osaamisen tai yrityksen nopea esittely. Kysymykset, oivallusten synnyttäminen ja tarpeen herättäminen ovat tärkeitä etenkin nopean vaikuttamisen puheenvuoroissa. Jos pystyy herättämään kuulijoissa oivalluksia, vaikka aikaa olisi annettu vain minuutti, jää varmasti mieleen.
Puhuminen vaatii myös tunneälyä. On monia tilanteita, joissa meiltä odotetaan muutamaa ystävällistä sanaa, mutta ne saattavat jäädä jännityksen vuoksi tai jostain muusta syystä sanomatta. Jokaisen ihmisen pitäisi kuitenkin pystyä sanoittamaan tunteensa oikealla hetkellä, eikä tähän päästä muuten kuin harjoittelemalla.
Työpäivien aikana ja harrastusten parissa tarjoutuu jatkuvasti tilaisuuksia astua esiin ja sanoa sanottavansa. Nämä olisivat oivallisia tilanteita harjoitella puhumista. Jokin kuitenkin estää sanomisen. Useimmiten ajatuksiaan ei saa riittävän nopeasti kasaan saatikka loogiseen järjestykseen tai sitten jännitys pilaa tilanteen. Tähän puheopistolla on keinot: me autamme hallitsemaan jännitystä ja rakentamaan loogisia puheenvuoroja erilaisiin, jopa spontaaneihin, puhetilanteisiin.
Erittäin suosittuja ovat nykyisin Vaikuta minuutissa -valmennukset, joissa puolen päivän aikana opetellaan vaikuttavan puheen malli ja muutamia keinoja vaikuttavaan esiintymiseen. Kannattaa siis käväistä sivuillamme www.puheopisto.fi.

Tänään Puheen päivänä 15.3. kehotankin sinua sanomaan jotain oivaltavaa tai toista lämmittävää työtoverillesi tai jollekin tuttavallesi.



Hyviä puhumisia!

MARSA BÄCK






28.2.2018

MITÄ SINUN TULISI TIETÄÄ GDPR:STÄ?

Uusi eurooppalainen tietosuoja-asetus, general data protection regulation (GDPR), vaikuttaa myös pienyrittäjien arkeen. GDPR-asetus tulee vaikuttamaan esimerkiksi siihen, kuinka suomalaiset yritykset tulevat jatkossa käsittelemään ja säilyttämään henkilötietoja. Lisäksi henkilötietojen käsittelyn ja säilyttämisen dokumentoinnin luonne muuttuu.

Siirtymäajan päättyessä 25.5. 2018 yritysten täytyy sisäisesti dokumentoida henkilötietojen koko elinkaari tarkasti. Siinä missä aiemmin tietosuojaperiaatteiden noudattaminen on riittänyt, GDPR-asetuksen mukaan jatkossa yritysten täytyy pystyä osoittamaan noudattavansa tietosuojaperiaatteita asianmukaisesti. Lisäksi henkilötietojen käsittelystä täytyy kertoa rekisteröidyille avoimesti ja selkeästi esimerkiksi tietosuojaselosteen muodossa. Vanhaa tietosuojaselostetta ei välttämättä voi käyttää sellaisenaan, koska jatkossa tietosuojaseloste on lakitekstimäisyyden sijasta oltava helposti ymmärrettävää.

Hanki suostumus

Muutoksia tulee myös siihen, kuinka henkilötietojen käsittelyyn voidaan hankkia suostumus. Suostumus tulee jatkossa hankkia selkeästi suostumusta ilmaisevalla toimella, kuten kirjallisella, sähköisellä tai suullisella lausumalla. Valmiiksi rastitettu ruutu ei siis enää käy! Lisäksi suostumuksen perumisesta tulee tehdä yhtä helppoa kuin sen antamisesta.

Osallistu valmennukseen

Keneltä tahansa asiakkaalta ei enää voi kerätä mitä tahansa tietoja. Yrityksen täytyy pystyä perustelemaan keräämisen syy jokaiselle henkilötiedolle. Onko esimerkiksi sukupuoli perusteltavissa oleva, tarpeellinen tieto juuri Sinun yrityksessäsi? Ota myös huomioon se, että perusteltavuudesta huolimatta rodun, etnisen taustan ja poliittisen mielipiteen käsittely on pääsääntöisesti kiellettyä.

Käyttääkö yrityksesi alihankkijoita henkilötietojen käsittelyyn (ulkoistettu asiakaspalvelu tai tietohallinto)? Välisissänne sopimuksissa saattaa olla päivittämisen tarvetta. Mikäli olemassaolevat sopimukset eivät ole yhteensopivia uusien ohjeistusten kanssa, sopimuksia on muutettava ennen toukokuuta.

Asiakkaan oikeudet

Tietosuoja-asetus tuo mukanaan joitakin uusia oikeuksia asiakkaille. Myös pienyrityksillä täytyy olla olemassa prosessi- ja toteutussuunnitelmat siltä varalta, että asiakas haluaa käyttää uusia oikeuksiaan. Prosessi- ja toteutussuunnitelmat täytyy laatia etukäteen seuraavia tilanteita varten:

1) Asiakas haluaa “tulla unohdetuksi”, eli yrityksen täytyy todistettavasti poistaa kaikki hänen henkilötietonsa
2) Asiakas pyytää omia tietojaan koneellisesti luettavassa muodossa. Siinä missä aiemmin henkilötietojen toimittaminen paperisessa muodossa on riittänyt, jatkossa tiedot on pyynnöstä toimitettava myös koneellisesti luettavassa muodossa.
3) Asiakas haluaa siirtää henkilötietonsa toiseen yritykseen. Yrityksen on pyynnöstä siirrettävä asiakkaan henkilötiedot esimerkiksi kilpailevalle yritykselle.

Jokainen näistä prosesseista on toteutettava veloituksetta. 
Mikäli yrityksesi käsittelee korkean riskin henkilötietoja, kuten terveystietoja, rekisterinpitäjän täytyy tehdä tietosuojaa koskeva vaikutustenarviointi. Tätä varten saa tarvittaessa apua valvontaviranomaiselta.

Lopuksi, myös pienyritysten täytyy laatia suunnitelmat tietoturvaloukkausten varalle. Myös inhimilliset virheet, kuten huolimaton sähköpostin lähettäminen, ovat tietoturvaloukkauksia! Kaikista loukkauksista täytyy ilmoittaa tietosuojavirastolle 72 tunnin kuluessa!

Autamme yritystänne käytännönläheisesti  täyttämään asetuksen vaatimuksia.

Tutustu ja osallistu tehokkaaseen kahden tunnin räätälöityyn koulutukseemme
Puheopiston nettisivuilta.

OLLI VAINIO

16.2.2018



Työyhteisön vuorovaikutus on muutakin kuin tiedon siirtoa ylhäältä alaspäin.


Kuukauteni työharjoittelijana on tuottanut iloisia yllätyksiä pienen työyhteisön tehokkuudesta, avoimesta viestinnästä ja vuorovaikutuksesta. Viikkopalaverit ja spontaanit aivoriihet ovat pitäneet minut varpaillani ja tuonut uutta buustia työpäivään. Kaikki ideat otetaan avoimesti vastaan ja innostuksen määrästä on helppo nähdä, mitkä ideat purevat oikeisiin projekteihin.
Pienessä toimistossamme on helppo tavoittaa kaikki, vaikka yksi työyhteisön jäsenistämme on siirtänyt Aasian toimistoon. Skype Business on tuonut helpon tavan kommunikointiin vaivattomasti toiselle puolelle maailmaa, jolloin kaikki pysyvät ajan tasalla. Toimistollamme pidetään yleensä ovet auki, jolloin kynnys tulla juttusille ja pyytää apua on pieni. Avoin tila auttaa myös kantamaan naurut kaikkien korviin, ja usein toimistolaiset hyppäävät ylös ja liittyvät juttuun mukaan.
Harjoittelijan suurimpiin paineisiin kuuluu työn vastuun kasvu erityisesti asioiden tullessa tutummiksi. Puheopistolla olen kuitenkin huomannut, että kannamme yhdessä monet korret kekoon, jolloin vastuun jakautuminen useammalle on luonut yhtenäisyyttä ja kuuluvuutta työyhteisöön. 
Hiljaisen tiedon välitys on ollut kuitenkin kaikista helmihetkistä hienoimpia. Puheopistolaisten avoimuus tiedon välitykselle ei katso aikaa eikä paikkaa. Tietoja ei pantata omaan käyttötarkoitukseen, vaan toimistossa jaetaan työt ja taidot kaikille.

NANNA VIIKINKOSKI

22.1.2018


Miksi kannattaa kysyä?

Miksi presidenttiehdokkaat eivät kysy?

Kahdeksan presidenttiehdokkaan puheita ja tenttiä Ylen ykkösellä seurattuani, olen hämmästyksekseni havainnut, ettei yksikään heistä käyttänyt puheessaan kysymyksiä – ei edes retorisia – vangitakseen yleisön ajatukset ja vaikuttaakseen kuulijoihinsa. Kautta aikojen ovat puheviestinnän ja retoriikan opettajat teroittaneet kysymisen tärkeyttä vaikuttamiskeinona. Miksi suomalaiset asiantuntijat eivät ole vieläkään sitä omaksuneet?

Miksi siis kannattaa kysyä?                                                                                                                           

Oletko kuullut, että retorinen kysymys on hieno tapa saada kuulijan huomio? Niin se vain on. Samoin myös kysymys, johon todella odotat vastausta. Molemmissa tapauksissa kuulijoiden suora puhuttelu voi olla vaikuttavampaa kuin informaation ja tietojen kaataminen heidän niskaansa. Syy on yksinkertainen: kuulijat vastaavat kysymyksiin mielessään ajattelivatpa he vastata ääneen tai eivät. Kaikki keinot, jotka vangitsevat yleisön ja saa heidät ajattelemaan, lisäävät myös julkisen puheen onnistumisen todennäköisyyttä. Oletko samaa mieltä? (Huomasitko, mitä juuri tein ja sain aikaan?)

Jäävätkö kuulijasi passiivisiksi?                                                                                                       

Kysymys on puhujan työkalu, joka on räätälöity sillaksi kuulijoiden passiivisuudelle ja puhujan tarpeelle aktiivisesti vetää kuulijansa keskusteluun. Ongelma on, että yleisö on yleensä ehdollistettu passiiviseksi informaation vastaanottajaksi – istumaan hiljaa, kun informaatio hulahtaa heidän ylitseen. Kuten Eaglesien laulussa ”Hotelli Kaliforniassa” sanotaan: ”He ovat ohjelmoituja vastaanottamaan.”

Mutta ihmiset oppivat huonosti passiivisesti. He vastaanottavat paljon enemmän puheesta tai esityksestä, kun he ovat aktiivisina osallistujina prosessissa. Esimerkiksi loputon PowerPoint-diojen virta on pikemminkin lamaannuttava kuin valaiseva kokemus.

Miksi kysymykset vangitsevat kuulijan?                                                                     

Kysymykset tuovat kuulijan takaisin hänen omista maailmoistaan. Muistatko aikaa, jolloin päiväunelmat valtasivat mielesi luokassa, ja äkkiä kuulit nimesi mainittavan jonkin kysymyksen yhteydessä? Silloin esitetty kysymys saattoi vangita mielesi siten, että muistat sen vieläkin.

Retorinen tai suora kysymys kutsuu yleisöä reagoimaan sinuun, aiheeseesi tai esitykseesi. Ei kuitenkaan tarvitse odottaa kokonaisvaltaista hyväksyntää tai vastakaikua asiallesi, sillä jopa 30 minuutin esityksessä on tusinan verran hetkiä, jolloin voit kysyä pieniä kysymyksiä vain vangitaksesi uudelleen yleisön huomion. Samoin tärkeää on muistuttaa kuulijoita, että puhuja ja kuulija ovat tilanteessa yhdessä ja että esityksesi (kuten kaikki hyvät puheet) on dialogi sinun ja heidän välillään, ei monologi. Kaiken kaikkiaan puheet ja esitykset ovat yleisön eikä puhujan hyödyksi. Yksinkertainen puhe, josta puhuja on valmis puhaltamaan pois turhan tiedon ja aktivoimaan todellisen vaikutuksen, on puhe, joka innostaa sekä puhujaa että kuulijoita.

MARSA BÄCK

20.12.2017

Neuvotteleminen on kuin autolla ajoa liukkaalla kelillä


Vuoden ensimmäiset liukkaat tiet ja loskaiset kinokset saavat aina aikaan kaaoksen liikenteessä. Kun talvi etenee, niin osaava kuljettaja ei juuri samoihin asioihin kiinnitä mitään huomioita. Hän lukee tienpintaa ja muuttuvia olosuhteita ja toimii automaattisesti varoen liikaa kaasua tai jarrua ja suuria yllättäviä ohjausliikkeitä. Hän myös vaihtaa tapaa lähestyä risteyksiä käyttäen talvikelillä moottorijarrutusta enemmän kuin kesäkelillä. Kesätauon jälkeen kaikki osaaminen on kuitenkin uinumassa ja ensimmäiset talviolosuhteet vaativat erityistä huomiota ja luottamusta itseensä myös taitavalta kuljettajalta.

Tunnistatko millaista oma osaamisesi neuvottelijana on? Oletko ns. uusi kuljettaja, jonka tilanteet tulevat vastaan harvoin tai jonka mielestä varmemmaksikin voisi itsensä tuntea? Niin kuin autoa ajaessa on neuvottelullakin päämääränsä. Ilman tavoitteita ei synny neuvottelua. Keskustelua voi syntyä tai vaikka riita, mutta neuvotteluksi tilanne muuttuu vasta, kun osapuolet kokevat, että heillä on päämäärä ja halua päätyä sinne. Matkaa tehdään yhdessä.
Onko suunnitelmasi lujittaa neuvottelusuhdetta vai saavuttaa voiton tunne tavoitteittesi ohella? Tunnista neuvotteluasetelma ja valtuudet, jotka osapuolilla on. Aseta tavoitteesi saavutettavaksi kyseisellä kerralla, rakenna niihin joustonvaraa, joka tukee mahdollisuuksiasi yhteistyön edetessä. Joskus on autollakin olosuhteiden pakosta ajettava eri reittiä ja kuitenkin voi saapua perille.
Peräänantamattomuudella ja jämäkkyydellä ajatellaan saavuttavan parhaat tulokset neuvottelussa, mutta niin kuin huonoissa keliolosuhteissakin kevyt ote ja rauhallinen mieli tuovat varmimmin perille. Ajellaan turvallisesti tuloksiin!
INA VIRKKI-UKELEGHE