Hyvä puheenjohtaja vie asioita eteenpäin

Puheenjohtaja on etenkin virallisten kokousten ja palavereiden tärkein henkilö. Hänen tehtävänsä on huolehtia päätöksenteosta, kokouksen etenemisestä aikataulussa ja, että jokainen saa puheenvuoron. Tällä viikolla muun muassa Helsingin Sanomat (25.10.2016) uutisoi Tampereen kaupunginvaltuuston puheenjohtajan Sanna Marinin esimerkillisestä toiminnasta pitkässä ja paikoin riitaisassakin valtuuston kokouksessa.

 

Hyvällä puheenjohtajalla on tiettyjä taitoja ja ominaisuuksia ja niitä kaikkia voi kehittää ja oppia. Hyvä puheenjohtaja innostaa kannustaa ja motivoi. Tähän olen kerännyt viisi hyvän puheenjohtajan ominaisuutta.

1.     Kokoustekniikan tunteminen. Hyvä puheenjohtaja tietää ja tuntee kokoustekniikan eli miten virallinen kokous etenee, äänestysmenettelyn sekä muut kokoukseen kuuluvat toimintatavat.

2.     Valmistautuminen. Puheenjohtaja usein laatii kokouksen esityslistan, joten hänen tulee valmistella tai ainakin oltava perillä käsiteltävistä asioista. Valmistautumiseen kuuluu myös kokouksen aikataulun suunnitteleminen. Jokaiselle asialle suunnitellaan käsittelyaika, jottei kokous veny.

3.     Kokonaisuuden tarkastelu. Hyvä puheenjohtaja pystyy tarkastelemaan kokoustilannetta kokonaisuudessaan. Hän pitää kiinni aikataulusta, jakaa puheenvuoroja ja kysyy mielipiteitä ei vain esitä niitä. Hyvä puheenjohtaja ohjaa keskustelua niin, että jokainen, myös se hiljainen osallistuja, saa sanoa mielipiteensä.

4.     Jämäkkyys. Etenkin tärkeitä ja mielipiteitä herättäviä asioita käsiteltäessä keskustelu saattaa olla kiivasta ja rönsyillä. Puheenjohtajan ohjaa joskus kiivaan ja rönsyilevänkin keskustelun takaisin oikeille raiteille. Erilaisia mielipiteitä saa ja pitääkin olla, mutta puheenjohtajan on huolehdittava, että ilmapiiri pysyy kaikkia arvostavana. Asiat voivat riidellä, mutta ihmiset eivät. Jämäkkyyttä on myös yhteistyön ongelmiin puuttuminen.

5.     Rohkeus tehdä päätöksiä. Asioista voisi keskustella loputtomiin. Tämä ei kuitenkaan vie asioita eteenpäin. Hyvä puheenjohtaja uskaltaakin tehdä päätöksiä. Päätöksentekoon kuuluu myös tavoitteiden asettaminen, ohjaaminen, palautteen antaminen ja avoin arvioiminen.

EMMI MÄLKIÄ